W pierwszym etapie  osoby prywatne, instytucje, organizacje, ośrodki kultury zgłaszają projekty w trzech kategoriach: WYDARZENIE – tj. festiwal, impreza plenerowa, konferencje i sympozja, komplet wydarzeń (książka, wystawa, strona www, tablice), rekonstrukcje historyczne, wykopaliska archeologiczne, spektakle, akcje społeczne etc., WYSTAWA – tj. nowa wystawa stała lub czasowa, e-wystawa, otwarcie muzeum etc. oraz EDUKACJA – tj. projekty edukacyjne (takie, jak warsztaty, lekcje, gry edukacyjne), publikacje, komiks, e-wydarzenia/multimedia (film, audiobook), strona www, aplikacje mobilne i inne. W tegorocznej edycji plebiscytu we wszystkich kategoriach dopuszczane jest zgłaszanie projektów realizowanych online.

Aby zgłosić wydarzenie należy wejść na stronę Plebiscytu www.whr.muzhp.pl, zapoznać się z Regulaminem i wejść w zakładkę „Zgłoś projekt”. Każdy Zgłaszający ma prawo zgłosić maksymalnie po jednym projekcie w każdej z kategorii. Następnie spośród wszystkich zgłoszeń jurorzy wybierają finałową piętnastkę.

W drugim etapie (1 lipca – 31 sierpnia 2021) lista piętnastu laureatów (po 5 z każdej kategorii) zostanie umieszczona na stronie internetowej Plebiscytu i poprzez nią internauci wskazują swoje typy. To pierwszy taki plebiscyt w kraju, którego laureatów wyłaniają jurorzy oraz internauci.

Jak co roku Plebiscyt zakończy uroczysta Gala, podczas której nastąpi ogłoszenie wyników. W trakcie gali prezentowane są krótkie filmy o każdym finałowym projekcie, a następnie ujawnione rezultaty głosowania i zwycięzcy we wspomnianych wcześniej kategoriach, a przedstawiciele organizatorów wręczają im efektowne rzeźby-statuetki projektu krakowskiego artysty Macieja Zychowicza. Pozostała dwunastka otrzymuje dyplomy i nagrody książkowe.